Rachunkowość kasowa ma zarówno zalety, jak i wady. Fakty i okoliczności związane z firmą zadecydują o tym, czy metoda kasowa jest odpowiednia w jej sytuacji.
W dziedzinie rachunkowości istnieją dwie główne metody zarządzania finansami:rachunkowość kasową i rachunkowość memoriałową. Dla celów podatkowych metoda rachunkowości, którą stosujesz, jest kluczowa, ponieważ określa, kiedy rozpoznasz przychód i odliczysz wydatki. W niektórych przypadkach, jak omówiono poniżej, IRS zabrania przedsiębiorstwu stosowania metody gotówkowej. Jeśli jednak Twoja firma nie jest zobowiązana do stosowania metody memoriałowej, możesz zdecydować, którą metodę rachunkowości zastosować.
Co to jest rachunkowość kasowa?
W przypadku metody kasowej transakcje rejestruje się w momencie otrzymania lub zapłaty środków pieniężnych. Innymi słowy, przychody są rejestrowane w momencie otrzymania płatności gotówkowej za sprzedaż produktów lub usług, a wydatki są rejestrowane w przypadku zapłaty gotówki sprzedawcom za zakup produktów lub usług. Większość małych firm i osób fizycznych działa na zasadzie kasowej i rozlicza podatki dochodowe przy użyciu tej metody.
Jak rejestrować transakcje biznesowe przy użyciu rachunkowości kasowej?
Firmy często decydują się na stosowanie metody rachunkowości kasowej, aby uniknąć konieczności bardziej złożonego prowadzenia dokumentacji. W przypadku rachunkowości kasowej transakcja jest rejestrowana w momencie przekazania lub otrzymania płatności. Płacąc fakturę, odnotujesz tę kwotę w swoich księgach rachunkowych, niezależnie od tego, czy praca została wykonana w zeszłym tygodniu, czy w zeszłym miesiącu. Kiedy klient płaci Ci, przychody są rejestrowane w momencie otrzymania płatności, nawet jeśli upłynął czas od dostarczenia produktu lub usługi.
Kto korzysta z rachunkowości kasowej?
Rachunkowość kasowa jest często stosowana przez małe firmy isamozatrudnionyosoby preferujące prostszą metodę rejestrowania transakcji. IRS w wielu okolicznościach dopuszcza metodę kasową, ale istnieje lista wyłączonych podmiotów lub rodzajów przedsiębiorstw, które nie mogą stosować metody kasowej. Firmy, które przechowują zapasy swoich produktów w magazynie, zazwyczaj będą musiały stosować metodę memoriałową. Większe korporacje muszą stosować metodę memoriałową, chyba że spełniają wymagania IRSTest wpływów brutto, ze średnimi przychodami brutto w wysokości 26 milionów dolarów lub mniej w ciągu ostatnich trzech lat podatkowych (indeksowanych o inflację).
Jaki jest przykład rachunkowości kasowej?
Na przykład, jeśli jesteś właścicielem firmy zajmującej się architekturą krajobrazu i Twoja załoga zakończy dużą pracę w maju, ale wynagrodzenie otrzymasz dopiero w lipcu, dochód odnotujesz w swoich lipcowych księgach. Jedynym wyjątkiem od tej reguły jest sytuacja, gdy wydatki są opłacane kartą kredytową. W takim przypadku wydatek uważa się za opłacony w dniu obciążenia karty.
Co to jest rachunkowość memoriałowa?
Zgodnie z metodą memoriałową, zamiast rejestrować przychody i wydatki w momencie zmiany środków pieniężnych, przychody rejestruje się w momencie uzyskania, a wydatki w momencie poniesienia. IRS wymaga, aby firmy przechowujące towary w zapasach stosowały metodę memoriałową.
Wyjątkiem od tej reguły są przedsiębiorstwa spełniające definicję „podatnika dla małych przedsiębiorstw”, których średni roczny przychód brutto za ostatnie trzy lata wynosi 26 milionów dolarów lub mniej; przedsiębiorstwa te nie mają obowiązku stosowania metody memoriałowej.
Jaka jest różnica między podstawą kasową a zasadą memoriałową?
Główną różnicą między metodą kasową a zasadą memoriałową jest moment, w którym wydatki i dochody są rejestrowane w sprawozdaniach finansowych. W przypadku metody kasowej rejestrujesz transakcje w momencie wymiany płatności. W rachunkowości memoriałowej dochód rejestruje się w momencie jego uzyskania, a wydatki w momencie poniesienia. Na przykład, jeśli płacisz za polisę ubezpieczeniową firmy jednorazowo na początku roku, całą transakcję zaksięgujesz kasowo w momencie jej zapłaty. Stosując zasadę memoriału, rejestrowałbyś część kosztów co miesiąc przez cały rok.
Plusy i minusy rachunkowości kasowej
Wszystkie metody księgowe mają zalety i wady i nie ma jednej metody, która sprawdzi się dobrze w przypadku każdej firmy. Jako właściciel małej firmy ważne jest, aby zrozumieć zalety i wady rachunkowości kasowej, aby zdecydować, czy jest ona odpowiednia dla Twojej małej firmy.
Zalety rachunkowości kasowej
Łatwy do zrozumienia
Rachunkowość kasowa jest zwykle łatwiejsza do zrozumienia niż inne metody rachunkowości. Prowadzenie dokumentacji jest proste, ponieważ przychody i wydatki są rejestrowane w momencie ich otrzymania, bez konieczności rozkładania kwot na dłuższe okresy. Jeśli zdecydujesz się na wdrożenie metody gotówkowej w swojej małej firmie, korzystanie z pomocy zawodowego księgowego może nie być konieczne.
Pokazuje przepływ środków pieniężnych
Metoda kasowa najbardziej przypomina rachunek przepływów pieniężnych. Jeśli chodzi o otrzymywanie płatności i płacenie rachunków, rejestrowanie transakcji przy użyciu metody kasowej może zapewnić dokładny obraz tego, ile gotówki faktycznie posiada Twoja firma. Jeśli w Twojej małej firmie występują wahania środków pieniężnych w ciągu roku ze względu na sezonową sprzedaż, korzystna może okazać się metoda kasowa, która pomoże w alokacji zasobów.
System pojedynczego wejścia
Metodę kasową można przeprowadzić za pomocą prostego systemu pojedynczego zapisu, więc skomplikowany program księgowy nie zawsze jest konieczny. Rozliczenia bankowe na koniec miesiąca powinny być łatwiejsze, jeśli nie księgujesz rozliczeń międzyokresowych. Jednak systemy jednowejściowe mają również wady, które opisano poniżej.
Wady rachunkowości kasowej
System pojedynczego wejścia
Chociaż prostota systemu pojedynczego wpisu wymaganego w przypadku metody gotówkowej może być zaletą, ma on również pewne wady. Metoda memoriałowa wymaga stosowania systemu podwójnego zapisu, który opiera się na równaniach księgowych. Takie ugruntowane tradycją zasady rachunkowości mają na celu zapewnienie ustandaryzowanego, dokładniejszego obrazu zysków i strat, który można wykorzystać jako podstawę analizy biznesowej. Ponadto zastosowanie metody memoriałowej może zapewnić znacznie większą kontrolę nad księgowaniem transakcji i zmniejszyć ryzyko błędów.
Wskaźnik krótkoterminowy
Chociaż rachunkowość kasowa wskazuje na dobrą kondycję rynkuprzepływ środków pieniężnych firmymoże dawać mylący obraz długoterminowej rentowności. Dzieje się tak, ponieważ metoda kasowa nie pokazuje dochodu, który został zafakturowany, ale nie został otrzymany. Co więcej, nie uwzględnia przyszłych wydatków, co może wprowadzać w błąd. Na przykład Twoje księgi mogą wskazywać, że jeden miesiąc jest wyjątkowo dochodowy. Jednak głębszy wgląd może ujawnić, że sprzedaż była w rzeczywistości powolna, ale wielu klientów spłaciło zaległe rachunki. Opłacenie rocznego rachunku, takiego jak składka ubezpieczeniowa jednorazowo, może również przekreślić Twój zysk za jeden miesiąc, chociaż polisa będzie obowiązywać przez cały rok.
Ograniczenia
Według IRS wybór metody rachunkowości powinien właściwie odzwierciedlać dochody i wydatki zgłaszane dla celów podatkowych. Nie możesz zastosować metody gotówkowej, jeśli Twoja firma utrzymuje zapasy, jest korporacją lub ma przychody brutto przekraczające 26 milionów dolarów rocznie. Są to ogólne zasady, ale są wyjątki – jeśli więc uważasz, że Twoja firma należy do jednej z tych kategorii, powinieneś skonsultować się ze specjalistą.
Skonfiguruj odpowiednie oprogramowanie księgowe dla swojej firmy
Chociaż rachunkowość kasowa może być bardziej uproszczona, może również ograniczać możliwość podejmowania bardziej przewidywalnych decyzji dla Twojej firmy. W miarę rozwoju Twojej firmy być może będziesz musiał to rozważyćprzejście z metody kasowej na metodę memoriałową. Zanim dokonasz jakichkolwiek zmian, przeanalizuj zalety i wady każdej metody, mając na uwadze konkretną firmę. Zapamietaj tooprogramowanie księgowe on-linemogą być pomocne w ustaleniu wybranej metody księgowania.
