Rachunkowość gotówkowa a rachunkowość memoriałowa: jaka jest różnica? (2024)

Rachunkowość kasowa jest również nazywana wpływami i wydatkami gotówkowymi lub metodą kasową. System ten koncentruje się na przepływach pieniężnych, ze szczególnym uwzględnieniem środków pieniężnych w kasie. W przypadku nowszych lub bardzo małych firm utrzymanie rentowności ma ogromne znaczenie. Dokładna wiedza o dostępnej gotówce pomaga określić, kiedy rachunki zostaną opłacone i jak szybko.

Kiedy stosować rachunkowość kasową

Niektóre rodzaje przedsiębiorstw mogą w pełni wykorzystać tę formę rachunkowości. Na przykład:

• Właściciele indywidualni i małe przedsiębiorstwa:Firmy te chętniej korzystają z rachunkowości kasowej, ponieważ jest ona prosta i łatwa w użyciu. Co więcej, ich zarobki są zazwyczaj znacznie niższeograniczenie w wysokości 25 milionów dolarów rocznie, co powoduje, że system ten jest niedostępny do obliczania podatku dochodowego.
• Firmy działające bez zapasów:Spółki muszą rozliczać swoje zapasy na otwarcie i zamknięcie roku podatkowego. Rachunkowość kasowa sprawia, że ​​jest to problematyczne, ponieważ koncentruje się na przepływie pieniędzy, a nie na śledzeniu przepływu towarów znajdujących się w magazynie. Jednakże przedsiębiorstwa, którym brakuje zapasów, powinny sobie poradzić, stosując metodę rachunkowości kasowej. Ponadto małe firmy objęte limitem 25 mln USD mogą traktować zapasy jako materiały eksploatacyjne i materiały inne niż przypadkowe.
• Firmy działające wyłącznie za gotówkę:Chociaż obecnie nie jest to tak powszechne, niektóre firmy nie akceptują kart debetowych ani kredytowych. Firmy te prawdopodobnie nie muszą martwić się zobowiązaniami kredytowymi.

Rachunkowość kasowa podatku dochodowego

Stosowanie metody kasowej w przypadku podatku dochodowego jest popularne wśród przedsiębiorstw z dwóch głównych powodów. Po pierwsze, metoda rachunkowości z łatwością pozwala przedsiębiorstwom odpowiedzieć na pytania dotyczące rocznych przychodów, wydatków i strat finansowych. A firmom, które koncentrują się na wewnętrznych przepływach pieniężnych, łatwiej jest dostosować zarobki do ważnych dat, co ułatwia terminowe płacenie podatków.

Wady metody kasowej rachunkowości

Chociaż technika rachunkowości kasowej ma zalety, istnieją zauważalne wady.

• Ponieważ monitoruje przepływy pieniężne, a nie rozliczenia międzyokresowe, nie zawsze daje najdokładniejszy obraz tego, kiedy firma osiąga dochody, a kiedy pokrywa swoje wydatki.Bez rejestru należności i zobowiązań prawidłowe zrozumienie aktualnej kondycji finansowej firmy może być trudniejsze, co może powodować poważne rozbieżności.
• Może brakować dokładności w odniesieniu do aktywów i pasywów.Rachunkowość wyłącznie kasowa może pominąć kluczowe informacje dotyczące niezapłaconych faktur i zobowiązań firmy; może to również w sposób niezamierzony spowodować pominięcie niektórych aktywów.

Rachunkowość kasowa sprawdza się dobrze w przypadku wielu małych firm; jeśli jednak istnieje obawa co do kondycji firmy i kluczowych szczegółów poza przepływem środków pieniężnych, należy wybrać inną metodę księgowania.

Najlepsze oprogramowanie do rachunkowości kasowej

Na szczęście istnieje wiele opcji prowadzenia nieskazitelnej dokumentacji finansowej, dzięki czemu firmy każdej wielkości nie muszą robić tego ręcznie. Tam sąusługi księgowelub opcje oprogramowania, które najlepiej sprawdzają się w przypadku rachunkowości kasowej.

FreshBooks to usługa oprogramowania księgowego z niedrogimi opcjami poziomów, przeznaczona dla freelancerów i małych firm. Umożliwia szybkie wysyłanie faktur i przyjmowanie płatności. FreshBooks oferuje wszystkie niezbędne funkcje w prosty i intuicyjny sposób. Aby dowiedzieć się więcej, sprawdź nasze szczegółoweRecenzja FreshBooks.

Rachunkowość memoriałowa śledzi przychody w momencie ich uzyskania, a wydatki w momencie ich poniesienia. System ten wykorzystuje rozrachunki z dostawcami i odbiorcami do formułowania dokładnego obrazu stanu finansowego Twojej firmy w czasie rzeczywistym.

• Zobowiązania:Pieniądze, które Twoja firma jest winna dostawcom lub wierzycielom.
• Należności:Pieniądze należne Twojej firmie za świadczone usługi.

Firmy stosujące metodę memoriałową w celu zachowania dokładnego obrazu zobowiązań i należności będą prowadzić swoje księgi zgodnie z bieżącym statusem rachunku lub faktury. Jeśli na przykład masz długoterminową relację z konkretnym klientem, dostępna będzie dokumentacja pokazująca, kiedy usługa została wykonana, data wystawienia faktury i kiedy faktura została zapłacona. To samo może dotyczyć bieżących relacji z dostawcami, z którymi prowadzisz interesy.

Dokumenty te ujawniają datę otrzymania płatności i wszelkie niezapłacone faktury. Możesz także pokazać, które rachunki Twoja firma już zapłaciła oraz wszelkie wydatki i zobowiązania, które jeszcze nie zostały uregulowane. Ta metoda ułatwia aktualizowanie unikalnej sytuacji każdej sprzedaży lub rachunku, wprowadzanie korekt, gdy każdy element jest spełniony, lub zapisywanie wszelkich jeszcze zaległych transakcji.

Dlatego metoda rachunkowości memoriałowej ostatecznie zapewnia lepszy przegląd sytuacji finansowej Twojej firmy, biorąc pod uwagę znacznie więcej niż tylko przepływy pieniężne czy środki pieniężne w kasie.

Kiedy stosować rachunkowość memoriałową

Rachunkowość memoriałowa jest często koniecznością w przypadku większych przedsiębiorstw, ponieważ mają one zwykle zbyt wiele ruchomych części finansowych, aby polegać na znacznie uproszczonym podejściu kasowym. Kilka przypadków, w których metoda memoriałowa sprawdza się najlepiej:

• Akceptując lub dokonując płatności kartą kredytową:Chociaż płatności gotówkowe można rozliczyć dość szybko, otrzymanie wyciągów opartych na zdolności kredytowej zajmuje trochę czasu. Ponadto takie płatności mogą być księgowane kilka dni lub tygodni po pierwotnym zawarciu transakcji.
• Śledzenie aktywów i pasywów:Oprócz gotówki w kasie firmy zaliczają do aktywów także czeki, inwestycje krótkoterminowe i zapasy. Podobnie wszelkie niezapłacone wydatki stanowią zobowiązanie uznawane przed opłaceniem rachunków, a nie po wysłaniu płatności. Rachunkowość memoriałowa ułatwia rozróżnienie aktywów i pasywów poprzez prowadzenie aktualnej ewidencji tego, jakie pozycje należą do którejkolwiek kategorii i jak długo.
• Zapewnienie zgodności z GAAP:Spółki publiczne w USA muszą przestrzegaćOgólnie przyjęte zasady rachunkowościlub GAAP, zgodnie z decyzją Rady Standardów Rachunkowości Finansowej (FASB). Dlatego takie przedsiębiorstwa są zobowiązane do stosowania rachunkowości memoriałowej, ponieważ spełnia ona standardy GAAP.

Ponadto rachunkowość memoriałowa zapewnia pełny i dokładny obraz, którym nie można manipulować. Oceniając firmę na podstawie tego, kiedy dokładnie środki są dostępne lub wypłacone, łatwiej jest błędnie zinterpretować stan finansowy przedsiębiorstwa. Podejście memoriałowe wymusza terminowe rozliczanie wszystkiego.

Wady metody memoriałowej rachunkowości

Pomimo tego, że jest to wysoce zaufana i preferowana forma rachunkowości, księgowość memoriałowa ma wady:

• To bardzo skomplikowane.Rachunkowość memoriałowa wymaga znacznie bardziej szczegółowego prowadzenia dokumentacji. Nawet przy odpowiednim oprogramowaniu właściciele firm, którzy nie są dobrze zaznajomieni z tego typu księgowością, mogą początkowo mieć trudności z jego obsługą.
• Może pochłonąć dużo czasu i pieniędzy.Prowadzenie serii dokumentów rok po roku i ciągłe sprawdzanie zmian i aktualizacji zajmuje dużo czasu. W miarę rozwoju firmy prawdopodobnie będzie trzeba zlecić prowadzenie dokumentacji biznesowej lub aktualizację narzędzi programowych na zewnątrz.

Ostatecznie metoda ta może stać się droższa lub bardziej czasochłonna, co utrudni korzystanie z niej małym firmom.

Najlepsze oprogramowanie i usługi dla rachunkowości memoriałowej

Im większa i bardziej złożona staje się Twoja firma, tym chętniej powinieneś przejść na oprogramowanie i usługi przyjazne memoriałowi. Na przykład QuickBooks Online firmy Intuit pozwalaprzejście z rachunkowości kasowej na rachunkowość memoriałową. Ta usługa oparta na subskrypcji pomaga śledzić faktury, wydatki, godziny pracy i nie tylko. Jeśli współpracujesz z księgowym, możesz z łatwością udostępnić swoje arkusze kalkulacyjne, aby uzyskać dokładny wgląd w swoje finanse i zobowiązania podatkowe.

Proszęprzeczytaj naszą recenzjęaby uzyskać więcej informacji na temat QuickBooks Online i naszych ocen dla innychnajlepszy program księgowy.

Główne różnice między rachunkowością kasową a memoriałową sprowadzają się do trzech czynników: czasu, złożoności i odpowiedzialności. Podejście kasowe jest łatwe w użyciu, ale często nie zapewnia pełnego obrazu finansów przedsiębiorstwa. Tymczasem metoda memoriałowa wymaga bardziej szczegółowego podejścia, które ułatwia utworzenie pełnego obrazu finansowego firmy i jej aktualnej kondycji.

Prostota może sprawdzić się w przypadku osób fizycznych lub bardzo małych firm, ale nie w takim stopniu, jak w przypadku rozwoju firmy. Dlatego też dla małej firmy rozsądne może być rozpoczęcie od podejścia opartego na kasie i przejście na inne podejście, gdy wymagana będzie większa odpowiedzialność.

Rachunkowość gotówkowa a rachunkowość memoriałowa: podsumowanie

Rachunkowość memoriałowa i kasowa mają swoje zalety i wady. Istnieją logiczne powody, takie jak wielkość firmy i budżet, które mogą skłonić firmę do preferowania jednego systemu od drugiego. Jeśli nie masz pewności, które podejście będzie najlepsze dla Twojej firmy, dobrym pomysłem może być zasięgnięcie profesjonalnej porady w celu ustalenia, czy Twoja firma powinna stosować rachunkowość kasową czy memoriałową. Dobrym pomysłem może być również zatrudnieniecertyfikowanego księgowego.